Spreadsheets zijn flexibel en iedereen kan ermee werken. Daarom groeien ze uit tot onmisbare onderdelen van een proces. Tot er twee versies rondgaan, een formule stuk is of de enige persoon die het bestand begrijpt op vakantie is.
Stap 1: Breng het proces in kaart
Waar komen de gegevens vandaan, wie past ze aan, welke berekeningen gebeuren er en waar gaat het resultaat naartoe? Teken het uit, inclusief de handmatige stappen tussendoor.
Stap 2: Zoek de herhaling
Welke handelingen gebeuren elke dag of week op dezelfde manier? Kopiëren uit een export, filteren, opzoeken, doorsturen. Daar zit de winst.
Stap 3: Haal de invoer bij de bron
Vaak staan de gegevens al in een ander systeem. Een koppeling die ze automatisch ophaalt, scheelt overtypen en voorkomt fouten.
Stap 4: Leg de regels vast
Berekeningen en controles die nu in formules zitten, worden vaste regels in software. Die zijn te testen en voor iedereen hetzelfde.
Stap 5: Geef het een eigen scherm
Een eenvoudige webapplicatie met de juiste velden, rechten en een historie van wijzigingen. Exporteren naar Excel kan nog steeds, maar het is niet langer de bron.
Klein beginnen werkt
- Kies één spreadsheet met veel handwerk en een duidelijke eigenaar.
- Automatiseer eerst de invoer, daarna de controles, daarna de uitvoer.
- Laat de spreadsheet een tijdje naast de nieuwe oplossing draaien om de uitkomsten te vergelijken.