De vraag is zelden of maatwerk beter is dan standaardsoftware. De vraag is welk deel van je bedrijf om een eigen oplossing vraagt, en welk deel prima draait op een pakket dat duizenden andere bedrijven ook gebruiken.
Standaardsoftware past goed als
- het proces bij veel bedrijven hetzelfde is, zoals boekhouding of salarisadministratie;
- wetgeving of regels vaak veranderen en de leverancier dat bijhoudt;
- je bereid bent je werkwijze aan te passen aan het pakket.
Maatwerk wordt interessant als
- je proces een onderscheidend onderdeel van je bedrijf is;
- je meerdere pakketten en spreadsheets combineert om één proces rond te krijgen;
- medewerkers dagelijks omwegen maken omdat het pakket niet aansluit;
- je klanten of partners zelf wilt laten werken in jouw omgeving.
De derde route: koppelen
Vaak is de beste oplossing een combinatie. Je houdt de pakketten die goed werken, en bouwt alleen de ontbrekende schakel: een koppeling, een portaal of een tool voor één specifiek proces. Dat is kleiner, sneller en goedkoper dan alles vervangen.
Een eenvoudige toets
- Schrijf het proces uit zoals het nu echt loopt, inclusief de handmatige stappen.
- Markeer waar gegevens worden overgetypt of gecontroleerd.
- Kijk per stap of een bestaand pakket dit al goed kan, eventueel met een koppeling.
- Wat overblijft, is waar maatwerk iets toevoegt.
Let bij maatwerk ook op de lange termijn: wie onderhoudt de software, waar staat de code en de data, en hoe overdraagbaar is het geheel? Goede afspraken daarover zijn net zo belangrijk als de functionaliteit zelf.