Veel organisaties hebben een ERP voor voorraad en orders, een CRM voor klantcontact, een webshop en een boekhoudpakket. Elk systeem doet zijn werk, maar daartussen wordt gekopieerd, geëxporteerd en overgetypt. Een goede koppeling haalt dat handwerk weg.
1. Bepaal per gegeven de bron van waarheid
Welk systeem is leidend voor productgegevens, voor prijzen, voor voorraad, voor klantgegevens? Als twee systemen hetzelfde gegeven mogen wijzigen, overschrijven ze elkaar. Leg dit vast voordat er één regel code geschreven wordt.
2. Kies de koppelroute
- API: direct en actueel, de voorkeursroute als de leverancier hem aanbiedt.
- Bestanden: exports en imports via bijvoorbeeld SFTP, als er geen API is.
- Webhooks: een systeem meldt zelf dat er iets veranderd is.
- Tussenlaag: een eigen koppellaag die meerdere systemen verbindt en berichten buffert.
3. Ontwerp voor storingen
Systemen zijn soms even niet bereikbaar. Een goede koppeling bewaart berichten, probeert het later opnieuw en meldt het als iets blijft hangen. Zonder die laag merk je problemen pas als een klant belt.
4. Maak het zichtbaar
Een eenvoudig overzicht van welke koppelingen draaien, wanneer ze voor het laatst iets verwerkten en welke berichten zijn mislukt, voorkomt veel zoekwerk.
5. Begin met de stroom die het meeste handwerk kost
Je hoeft niet alles tegelijk te koppelen. Begin met de stroom die nu de meeste tijd of fouten kost, bijvoorbeeld orders van webshop naar ERP of facturen naar de boekhouding, en breid daarna uit.